Mottak av materiale/samlinger Entomologi
Fra nhm/skf/best-practices
Revisjon per 6. mai 2015 kl. 15:45 av Trudemag@uio.no (diskusjon | bidrag)
Innhold
Før mottak
- Før avtale om mottak: Samlingen/objektets vitenskapelige verdi, er materialet samlet inn på en sånn måte at vi kan ta imot det (internasjonale og nasjonale avtaler - link?)
- En klar skriftlig avtale skal på plass, der krav og overenstemmelser beskrives, tid for avlevering
- Avdelingen skal ha oversikt over mengde og hvilke type materiale det er snakk om
- Kartlegg hvilke følger mottaket vil få på de som arbeider på avdelingen, med tanke på; plass, økonomi og bemanning/arbeidsmengde
- Forbered mottak, sånn at dette er klart til mottaksdato
Mottak
- Registrere i mottaksprotokoll, denne bør inkludere følgende:
- Navn og kontaktinformasjonen til giver
- Dato for mottak
- Kort beskrivelse av materialet
- Materialets tilstand
- Antall objekter
- Eventuelle avtaler som er inngått med giver
- Givers signatur
- Mottakers signatur
- Eventuelle forsikringsavtaler
- Informasjon om eventuelle skader, skadedyr eller farlige kjemikalier
- Beskytte mot skadedyr
- Alt nytt materiale fryses, enten i liten fryser eller for store mengder i fryserom
- Sikre bevaring av objekt
Etter mottak
- Registrere opplysninger om objekt i database
- Registrere krav til vedlikehold
- Lage etikett og feste til objekt. Alle objekt som er registrert i database skal ha etikett med UUID.
- Beskytte objekt mot skade
- Plassere/innordne objekt i samling
Innlån
- Hva er lånt og fra hvem/hvor
- Hvor er det fysisk plassert mens det er lånt
- Ansvarlig låner
- Varsel om frist for retur
- Retur og avslutning av lån